販売管理(請求・入金・売掛)

受注~出荷・納品・施工~請求~入金(売掛管理)
の、いわゆる販売管理の紹介です。
販売管理を行うパッケージソフトは様々なものがあり、販売管理については特別な理由がない限りはパッケージソフトで十分だと思います。

・販売管理の前工程あるいは後工程の業務においても、何かしらをシステム化する
  ※ 前段階 : 受注にいたる案件管理・見積管理など
  ※ 後段階 : 部門別・担当別・顧客別の損益管理、協力会社などへの支払管理など

・生産管理、施工管理などと並行して販売管理を行う

・特別な伝票、管理帳票を必要とする

上記のようなケースのみ弊社の販売管理がパッケージソフトと比較して、コスト面も含めて有効に活用できるとおもいます。
販売管理としての機能はごく一般的なものとなりますが、いちおう販売管理を業務の流れとしてご紹介をさせていただきます。

1.受注登録
2.受注情報をもとに出荷・納品・引渡しの登録(売上計上)
3.納品書・売上伝票を発行
4.顧客別に設定した締め日にて、売掛残状況も記載した請求書を発行
5.入金登録(銀行振り込みについては、銀行の入出金データをインポート。手数料自社負担情報も入力)
6.定期的に売掛残状況をチェック
※ 在庫管理も行う場合は、上記に応じて在庫データも変動

受注登録画面の例
顧客別数量別単価設定画面の例
入金登録画面の例

機能としては一般的ですが、単価の管理や帳票書式はかなり柔軟な対応が可能です。
販売管理は現金商売でない限りはどこの会社でも軸となる基幹業務ですが、この業務の改善(より早く、正しく、楽に、綺麗に、安く)だけでなく、プラスアルファのマネジメントについても様々なご提案をいたします。

プレゼン資料の共有

PowerPointで作成した営業プレゼン資料を社内で有効に共有したい。
新たにプレゼン資料を作成するにあたり、なるべく類似の、なるべく実績のある資料をベースに作成し、成功率を上げる。
また、ベースにされる資料を作成した人は評価され、よりよいプレゼン資料が生まれ、共有され、成果も上がる。
そんな善循環を回すべく、以下のような機能を提供しています。

・システムにPowerPoint資料が登録されると、ファイルそのものの登録とともに、内容(文字情報)がデータベース化される
・キーワードを指定して検索すると、該当するPowerPointの資料の一覧が表示され、ダウンロードできる
・一覧には累計ダウンロード数、直近ダウンロード数が表示され、どれくらい活用されているのかを数字で確認できる
・登録者別のダウンロード数を確認でき「いいプレゼン資料を登録した」ことへの評価に活用できる

クライアント様に様々なパターンのプレゼンをされるような会社には、とても有効に機能すると思います。

製造業における原価計算

原価低減活動、原価企画、既存品をベースにした新規品の見積りの際には、現状の原価はどうなっているのか?を正しくつかむ必要があります。
材料費は?労務費は?減価償却費は?外注費は?
あるいは間接労務費などの製造間接費は?
それらの原価は、どの工程で多く発生しているのか?
あるべき姿(予定原価)と比較してどうなのか?
最近の推移はどうなのか?

・基本は「実際原価計算をベースにした個別原価計算(ロット別、カンバン別など)」。
 ですが、原価発生情報を作ることが困難な要素は標準原価を適用。
 つまり、原価の正確性と原価計算業務の工数のバランスが最適となる原価計算ルールを設計します。
・既存の生産実績を管理するシステム、給与計算システム、減価償却システムなどとデータを連携し、できるだけ「原価計算のためのデータ入力」は軽減させるようにしています。
・「Aさんの人件費は、部門1と部門2にて、6:4で負担」のような計算も可能。
・製造原価の算出だけでなく、既存製品に類似した新規品の見積りにも活かせるよう、本来は販管費の科目を原価に含めることも可能です。
 したがって「原価計算用の原価」、「見積用の原価」など、対象科目の異なる2種類の原価を計算することも可能。

実際原価計算をベースとした個別原価計算

このような原価計算の仕組みをコンサルティングし、さらに実現するシステム構築をハートビートシステムズは支援しています。

設備や保険などの物件の入替・更新時期を軸とした営業管理

設備やリース物件、保険など、更新時期が決まっている物件に対して、いかに確実に更新提案をかけていくか。
そのような管理ができる仕組みを提供しています。
自社が納入・契約した物件については、同業他社にとられないよう、更新時期から前もって提案をかける
同業他社が納入・契約した設備については、やはり前もって自社の優勢性をPRし、
自社に切り替えていただけるように持っていく

そのようなマネジメントを行っていくために、具体的には以下のような機能を提供しています。

・物件の初期データは、既存のExcel等からインポート
・営業先で同業他社が納入・契約した情報を得た際は、出先からでもスマートフォンから物件情報を登録
・更新時期と提案状況(未提案/提案済/契約済/アウト)を絞り込んで、検索 or Excelで一覧をダウンロード
 (Excel書式はカスタマイズ可能)
・さらには、更新にあたって、提案がなされていない物件。あるいは、更新提案の「次回アクション」の期限超過している物件について、システムにログイン後のトップページに警告表示、あるいは1日に1回、提案状況の進捗入力をうながすメールを自動配信
・上記の警告表示は、営業担当だけでなく、その上司、営業責任者がログインした際も表示

このように、地道な営業で確実にシェアアップを図る営業活動と営業管理をハートビートシステムズは支援します。