行政書士F法務事務所は、愛知県の豊山町で、自動車を購入した際の登録などの手続きを中心に行政書士業務を行っています。豊山町、名古屋市近辺だけでなく、岐阜から三河地方まで、多くの自動車販売店を顧客に持ち、スピード対応を強みとして、大手の新車、中古車の自動車販売会社の仕事も手掛けています。また、県外の行政書士事務所とも提携し、県外の陸運事務所、警察署の手続きにも対応しています。
ハートビートシステムズでは同事務所に、陸運事務所での登録手続き、警察署での車庫証明手続きを管理する業務システムを提供させていただいております。
登録手続きには「名義変更」「新車新規登録」「中古車新規登録」「車庫証明のみ」など様々なパターンがあります。パターンによって、行政書士としての報酬も違えば、印紙、証紙などの立替金の額も異なります。また、依頼された顧客によって、また手続きを行う陸運事務所、警察署が遠方の場合にも金額が異なることもあります。
したがって、依頼情報を登録する際、顧客、陸運事務所、警察署に応じて、しかるべき金額を自動で取得し、各種手続きを行う予定日も陸運事務所、警察署の営業日カレンダーをもとに自動で取得するようにしています。
また、手続きに使用する車検証にはQRコードが記載されており、この中には様々な情報が 埋め込まれています。それぞれの依頼は、車台番号で管理されることが多いのですが、特に輸入車となると車台番号が長いため、バーコードリーダで車検証のQRコードを読み取ることで車台番号が入力されるようになっています。
こうして登録された情報をもとに、各陸運事務所、警察署ごとに必要な立替金を集計して準備し、各担当者が実際の手続きに向かいます。 陸運事務所、警察署で手続きが終わると、実績日付を入力するとともに、立替金の実績金額を登録します。この情報をもとに、後に請求書が出力されます。
このシステムは、顧客の各店舗にもアカウントを発行しており、各店舗から自店舗が依頼した分の情報を参照することができ、手続きの進捗などの確認が可能となっています。
また、請求データを顧客が指定する書式にて、CSVあるいはExcelファイルにて出力することもでき、顧客の業務効率の向上にも役立てています。
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