顧客・現場・納入機器の地図表示

顧客や自社の工事物件の現場など複数のポイントをGoogle Map上に表示することができます。

表示対象は、条件を絞ることができます。
これにより、○○市に出かけ、時間が空いたときに
「○○市、営業担当は自分、×ランク以上の顧客、3ヶ月以内訪問なし」
を抽出し、顔を出しに行く。というようなことが可能です。
その際、マーカーをクリックして、顧客名をさらにクリックすると、顧客情報の詳細画面が表示されます。
あるいは「○○市の、自分が担当の進行中工事物件」を地図表示させ、同様に工事物件情報を表示させることもできます。

マーカーをクリックすると顧客名など(表示内容はカスタマイズ可能)のフキダシが表示
フキダシの顧客名をクリックすると、顧客情報画面が表示される

もちろん、これらのことはスマートフォンからも操作ができます。
さらにはこれらと同様に
「自社が納入して5年以上経過している機器の設置場所」
の地図表示なども対応可能です。
ぜひ貴社の顧客管理・営業管理・施工管理に活かしてください。

お客様向けのメール一斉送信

予め登録された、顧客の担当者情報をもとにメールを一斉送信する機能があります。
・新商品のPR
・展示会の御礼
・キャンペーンのご案内
などに使うことができます。

メールの内容は、ひな型を作っておき、送信先に応じて
・顧客の会社名、役職名、氏名
・顧客に対応する、自社の営業担当者名、メールアドレス
などを自動で埋め込んで送信します。

メールのひな形編集画面

また、メールにファイルを添付することも可能です。
メールに関する機能としては他にも
・PDF化した見積書を顧客に送信
・社内向けに受注速報メールを送信(全社/部門内)
・メール受信をベースにしたデータ取込
なども可能ですが、これらについては改めて紹介していきたいと思います。

LINEトーク風の社内掲示板

補足的な機能ですが「掲示板」の機能があります。
LINEのトークのような機能です。
LINEと同様に、画像、ファイルを貼り付けることもできます。
複数のトピック(トーク・スレッド)を作成することができ
「このスレッドは特定のメンバーのみ参照可能」といった設定もできます。
・新規取扱商品情報
・外部勉強会の内容共有
・飲食店の店舗毎のシフト要望提出、確定シフトの共有の内容共有
のような形で活用されています。

掲示板画面(PC向け)
掲示板画面(スマートフォン向け)

引当を考慮した在庫管理

販売管理、生産管理の付帯機能として、在庫管理機能があります。
(在庫管理単体でも使えますが)
商品を仕入れたり、生産したり、あるいは返品などの際は在庫数が増える。
逆に商品を出荷したり、製品を構成する部品として消費すると在庫数が減る。
在庫数が基準値を下回ると発注を促す。(要発注リストに記載される)
ここまではごく基本的な在庫管理ですが、ハートビートシステムズの在庫管理は「有効在庫」「引当」の概念も有しています。

例えば

「10個在庫があり、そこに3個注文が入ったが、まだ出荷していない」

というケースを考えると
・物理的に存在する数量は10個だが
・3個は予約済み(引当済み)
・使ってもよいのは7個
となります。

これをシステム的に表現すると
・実在庫数:10
・引当済:3
・有効在庫(使ってよい在庫):7
となります。

引当は、基本的に「受注済・未出荷」と「生産指示済・部品未消費」から成ります
(これ以外のケースもあります)
この「有効在庫」「引当」の考え方と「リードタイム」の概念を活用すると
「いつまでに何をいくつ発注(生産指示)しなければならない」
という要発注リスト、要生産リストを出力することができます。

なるべく在庫は持ちたくないが、在庫切れのチャンスロスも発生させたくない

実在庫をベースとした発注点管理はオペレーションの工夫により、アナログでもそこそこの管理ができます。
しかし、有効在庫をベースとした各種管理は、何かしらのシステムがほぼ必須となります。
在庫関連は上記のように書くとシンプルですが、細かい点(例えば、注文を受けて、在庫が足りなかったらどうするのか。OKとするのか、NGとするのか、警告にとどめるのか)は使う会社様によりマチマチです。

在庫検索画面の例

ハートビートシステムズは、貴社にジャストフィットの在庫管理の仕組みを構築します。

営業日報・訪問履歴

SFA・CRM(営業支援・管理システム)の最も重要なデータは営業活動の履歴データです。
もちろん、顧客あるいは先方担当者の基本データをメンテナンスしておくことも重要ですが、日々の営業活動の実績を入力しないとSFA・CRMは有効活用できません。
いつ、どこのお客様に、誰が、誰宛に訪問し、どんな商談をしたのか。
経営者、営業管理者にとって本来不可欠な情報ですが、営業担当変更の引継ぎの際には、新しい担当者にとっても重要な情報となります。
「引継ぎの打合せ要らず」
これがSFA・CRMの理想の状態です。
それではハートビートシステムズの営業活動実績の機能の紹介です。

・入力、参照はスマートフォンからも可能
・入力項目は様々にカスタマイズ可能ですが、推奨する項目は
 「訪問目的」「成果」「次回アクション」「その他情報」
・新規案件、既存案件状況の変化も合わせて入力
・次回アクションは、日付の指定も可能で、日付を指定した場合はフォロー期限超過のチェックが可能
・個人別、部門別の訪問件数目標を設定し、入力件数を自動集計して目標管理が可能
 (一定文字数以上入力したものだけをカウントして目標管理することも可能)
・重要な内容は、送信先を指定(社長など)してメール送信が可能
・各実績にはコメント、あるいは1クリックで定型コメント(「確認しました」など)の入力が可能
・顧客情報の画面には、住所などの基本情報の他に、過去の営業活動実績も表示
 (初期表示は「直近の10件のみ」など、設定した件数のみ。「全て表示」ボタンを押すと、過去全ての実績を表示)

Excelなどで営業日報として営業活動実績を記入しているケースも多いと思いますが、せっかく情報を入力したならばデータベース化し、資産として活用しましょう。

PDCAサイクルに基づいた営業報告書

弊社は今では様々な業務システムを手がけていますが、もともとはSFA・CRM(営業管理・支援システム)から始まりました。
かつて弊社代表が経営コンサルティング会社にいたころ、紙だけで営業管理を行っていたクライアント先に対して紹介すべく、世の中にあるSFA・CRMを調査したところ、中小企業でしっかりと活用できそうなものがなく「それなら自分でつくろう!」となったのが弊社創業のいきさつです。
SFA・CRMには様々な機能がありますが、今回はその中で、PDCAサイクルに基づいた営業報告書の機能の紹介です。

まず、「PDCAサイクル」についての確認です。
PDCAはそれぞれ以下です。

・「P」Plan : 計画
・「D」Do:実行
・「C」Check:評価
・「A」Action:反省(今後改めること)

ビジネス以外においても、改善・成長していくためには必須です。
PDCAサイクルの概念を知らなかった方も、これまで無意識ながらもPDCAサイクルを回してきたと思います。
学生のときのテスト勉強と、ドラクエなどのロールプレイングゲームにおいての例を書きます。

PDCAサイクルの例

このように、勉強やゲームでも少なからず、PDCAサイクルを回していたのではないでしょうか?
もちろんビジネスにおいても重要です。
弊社のシステムでは、SFA・CRMの一環として、営業担当者として、営業管理者としてPDCAサイクルを明らかにして、より力強く成長していくために、PDCAサイクルに則った営業報告書(週報・月報)の機能を有しています。

・売上、訪問件数などの管理指標について、目標と自動集計した実績を記載し「C」を支援
・記入した「C」「A」、次の「P」から、次回の報告書のPDCAサイクルにつながるよう、次回の報告書には、前回記入した「P」も記載
・作成した報告書には、上司・同僚のコメント入力も可能
・報告書の作成済/未作成の担当一覧も参照可能

PDCAサイクルに基づいた報告書の入力画面

このように、ハートビートシステムズのSFA・CRMは、毎日の訪問履歴の蓄積だけでなく、育成の要素も踏まえたシステムとなっています。

販売管理(請求・入金・売掛)

受注~出荷・納品・施工~請求~入金(売掛管理)
の、いわゆる販売管理の紹介です。
販売管理を行うパッケージソフトは様々なものがあり、販売管理については特別な理由がない限りはパッケージソフトで十分だと思います。

・販売管理の前工程あるいは後工程の業務においても、何かしらをシステム化する
  ※ 前段階 : 受注にいたる案件管理・見積管理など
  ※ 後段階 : 部門別・担当別・顧客別の損益管理、協力会社などへの支払管理など

・生産管理、施工管理などと並行して販売管理を行う

・特別な伝票、管理帳票を必要とする

上記のようなケースのみ弊社の販売管理がパッケージソフトと比較して、コスト面も含めて有効に活用できるとおもいます。
販売管理としての機能はごく一般的なものとなりますが、いちおう販売管理を業務の流れとしてご紹介をさせていただきます。

1.受注登録
2.受注情報をもとに出荷・納品・引渡しの登録(売上計上)
3.納品書・売上伝票を発行
4.顧客別に設定した締め日にて、売掛残状況も記載した請求書を発行
5.入金登録(銀行振り込みについては、銀行の入出金データをインポート。手数料自社負担情報も入力)
6.定期的に売掛残状況をチェック
※ 在庫管理も行う場合は、上記に応じて在庫データも変動

受注登録画面の例
顧客別数量別単価設定画面の例
入金登録画面の例

機能としては一般的ですが、単価の管理や帳票書式はかなり柔軟な対応が可能です。
販売管理は現金商売でない限りはどこの会社でも軸となる基幹業務ですが、この業務の改善(より早く、正しく、楽に、綺麗に、安く)だけでなく、プラスアルファのマネジメントについても様々なご提案をいたします。

プレゼン資料の共有

PowerPointで作成した営業プレゼン資料を社内で有効に共有したい。
新たにプレゼン資料を作成するにあたり、なるべく類似の、なるべく実績のある資料をベースに作成し、成功率を上げる。
また、ベースにされる資料を作成した人は評価され、よりよいプレゼン資料が生まれ、共有され、成果も上がる。
そんな善循環を回すべく、以下のような機能を提供しています。

・システムにPowerPoint資料が登録されると、ファイルそのものの登録とともに、内容(文字情報)がデータベース化される
・キーワードを指定して検索すると、該当するPowerPointの資料の一覧が表示され、ダウンロードできる
・一覧には累計ダウンロード数、直近ダウンロード数が表示され、どれくらい活用されているのかを数字で確認できる
・登録者別のダウンロード数を確認でき「いいプレゼン資料を登録した」ことへの評価に活用できる

クライアント様に様々なパターンのプレゼンをされるような会社には、とても有効に機能すると思います。

製造業における原価計算

原価低減活動、原価企画、既存品をベースにした新規品の見積りの際には、現状の原価はどうなっているのか?を正しくつかむ必要があります。
材料費は?労務費は?減価償却費は?外注費は?
あるいは間接労務費などの製造間接費は?
それらの原価は、どの工程で多く発生しているのか?
あるべき姿(予定原価)と比較してどうなのか?
最近の推移はどうなのか?

・基本は「実際原価計算をベースにした個別原価計算(ロット別、カンバン別など)」。
 ですが、原価発生情報を作ることが困難な要素は標準原価を適用。
 つまり、原価の正確性と原価計算業務の工数のバランスが最適となる原価計算ルールを設計します。
・既存の生産実績を管理するシステム、給与計算システム、減価償却システムなどとデータを連携し、できるだけ「原価計算のためのデータ入力」は軽減させるようにしています。
・「Aさんの人件費は、部門1と部門2にて、6:4で負担」のような計算も可能。
・製造原価の算出だけでなく、既存製品に類似した新規品の見積りにも活かせるよう、本来は販管費の科目を原価に含めることも可能です。
 したがって「原価計算用の原価」、「見積用の原価」など、対象科目の異なる2種類の原価を計算することも可能。

このような原価計算の仕組みをコンサルティングし、さらに実現するシステム構築をハートビートシステムズは支援しています。

設備や保険などの物件の入替・更新時期を軸とした営業管理

設備やリース物件、保険など、更新時期が決まっている物件に対して、いかに確実に更新提案をかけていくか。
そのような管理ができる仕組みを提供しています。
自社が納入・契約した物件については、同業他社にとられないよう、更新時期から前もって提案をかける
同業他社が納入・契約した設備については、やはり前もって自社の優勢性をPRし、
自社に切り替えていただけるように持っていく

そのようなマネジメントを行っていくために、具体的には以下のような機能を提供しています。

・物件の初期データは、既存のExcel等からインポート
・営業先で同業他社が納入・契約した情報を得た際は、出先からでもスマートフォンから物件情報を登録
・更新時期と提案状況(未提案/提案済/契約済/アウト)を絞り込んで、検索 or Excelで一覧をダウンロード
 (Excel書式はカスタマイズ可能)
・さらには、更新にあたって、提案がなされていない物件。あるいは、更新提案の「次回アクション」の期限超過している物件について、システムにログイン後のトップページに警告表示、あるいは1日に1回、提案状況の進捗入力をうながすメールを自動配信
・上記の警告表示は、営業担当だけでなく、その上司、営業責任者がログインした際も表示

このように、地道な営業で確実にシェアアップを図る営業活動と営業管理をハートビートシステムズは支援します。