見積の基幹業務と営業管理の業務システム (株)CHAMPION CORPORATION様

CHAMPION CORPORATIONは
「難題が発生するのは『必ず解決してくれる』というお客様の信頼の証」
「難題はモノづくりのプロとして進歩し続けるための宝」
「難題とは新しい解決の視点を気付かせてくれるきっかけ」と、
お客様にいただいた難題を糧とし、本社のある大阪のほか、東京、名古屋、福岡に営業所があり、国内3つの工場のほか、韓国、中国、インドネシアにも拠点を持つ金型部品メーカーです。

特にYAO-Factoryでは、
Factory of the woman, By the woman, For the womanを掲げ、
女性の働きやすい工場を目指しています。

ハートビートシステムズでは、同社にクラウド型の見積の基幹業務と営業管理を行う業務システムを提供させていただいています。

同社で取り扱っている金型部品は、カタログに記載されている標準品と、オーダーメイドの特殊品がありますが、特に特殊品対応と短納期が同社の強みとなっています。

カタログ品は様々な種類、サイズとともにオプション加工がありますが、サイズとオプション加工の種類、あるいは数量によって単価が変わり、得意先様によっても単価が異なります。

同社で活用いただいているシステムでは、これらの情報を入力すると自動で単価を取得することができ、見積書をスムーズに作成できます。

作成した見積情報は、承認権限を持った社員にシステム上で見積依頼を行い、承認されるとシステムから得意先の担当者様に、見積書をPDF化し、添付したメールを送信することができます。

受注すると、工場で使用する図面をExcel形式でダウンロードすることができます。

また、請求などの販売管理を行うシステムは別にありますが、そのシステムとデータ連携し、営業担当者ごとの売上金額、受注金額、受注残金額、見積金額を日次の営業レポートを出力し、活用いただいています。

さらにはSFA・CRM(営業管理・支援システム)としても活用いただいており、各営業担当者がいつ、どこで、誰と、どのような商談をしたのか、次回アクションはいつ、何をする予定なのかといった営業日報情報を入力し、営業管理者はそれらをチェックし、必要に応じてアドバイスなどのコメントを入力します。

また、得意先の担当者様のデータも保持しており「〇〇の展示会にお越しいただいたお客様への御礼メール」や「お客様アンケートの依頼メール」などの一斉送信にも活用いただいています。

http://www.champ-j.com/
(株式会社CHAMPION CORPORATION 様 WEBサイト )

↓システムについてのお問合せはこちら (株)ハートビートシステムズ

移動所要時間を考慮した自動配車・配置計画

A地点を9:00に出て、9:30までにB地点へ
次にB地点を10:00に出て、11:00までにC地点へ
さらにC地点を・・・

あるいは

A地点に9:00~10:00に滞在
次にB地点で10:30~11:00の滞在
さらにC地点で・・・

これらのスケジュールは移動時間を踏まえて無理のないものなのか
チェックしながら配車・配置計画を作成する仕組みを提供しています。

まずは、配車・配置計画に必要な「運行」または「滞在」の情報を登録します。
「運行」の場合は、運行情報を登録した時点で経路情報(ルート、距離、所要時間)がセットされます。
高速道路の使用有無は、予め設定された情報にしたがいます。

次に配車です。
まずは「自動配車」機能にて、いったん配車表をつくります。
自動配車は予定時刻などを考慮して行われますが、自動配車の結果について、調整が必要な場合は、各情報を配車表のワクにドラッグアンドドロップして、仮の配車・配置計画(回送情報のない計画)を作成します。

「運行」をベースとした配車
「滞在」をベースとした配車

配車の後、それぞれの地点をつなぐ移動・回送情報(ルート・距離・所要時間)が作成されます。

配車後、移動・回送情報が生成された状態

計画を作成すると、以下のような画面が表示されます。

配車完了後の画面

この画面が、ある日の配車情報となります。
出発予定時刻と所要時間から、到着見込時刻が表示され、遅れる、あるいはギリギリ(予定時刻の5分前以降の到着見込みなど)の場合は、見込時刻が赤で表示されます。
計画に無理がある場合は、配車を組みなおします。
既に出発している場合は、出発実績時刻から到着見込時刻が計算されます。
内容は配車表としてExcel出力が可能です。
また、それぞれの車両について、Googleマップにてルートの地図表示ができます。
もちろん、これらの画面はスマートフォンからも参照できます。

ある車両のルート情報

出発・到着時刻の実績の登録はスマートフォンで行います。
あるいは「運行」ではなく「滞在」の場合は、開始・終了時刻を登録します。

スマートフォンから実績時刻を登録

このように、予測所要時間を考慮し、ムリ・ムダのない配車・配置づくりを支援いたします。

製造業の棚卸

どの商品が、どこに、何個あるのか
棚卸はあたりまえの業務ですが、製造業の棚卸は複雑です。
完成品はまだしも、
・A工程まで完了している仕掛品は、単価をどう評価するか
・では、B工程まで完了している仕掛品はどうなのか

と、仕掛品の在庫金額の評価をしなければなりません。
「仕掛品の単価は、一律で販売単価の50%とする」
のような基準であれば、それほど大変ではないのですが、
できる限り、実際に発生した原価を反映させた単価を適用するとなると大変です。
また、棚卸の際、棚卸表を持って回り、実数をカウントしてそれを記入していくのが一般的ですが、棚卸表は現場(部門・工程)ごとに出力され、それぞれの数量は本体いくつあるべきなのかが棚卸表に記載されていると、棚卸作業が楽になり、ロスにその場で気づくことができます。

理論在庫数を記載した棚卸表

また、棚卸結果にも実数、評価額のほか、理論在庫数・帳簿在庫数(いくつあるべきだったのか)も記載されると、ロス、入力ミスが把握できます。

実際の発生原価に即した棚卸結果

ハートビートシステムズでは、在庫データのほか、作業実績データ、原価データをもとに
理論在庫数を記載した棚卸表を出力し
実際の棚卸数量から、それぞれの原価金額を算出します。
スピードはもちろんのこと、より正しく在庫金額をつかむ。
そんな製造業の棚卸を支援します。

スマートフォンで撮影した写真を活用した勤怠・作業実績管理

SFA・CRM(営業支援・管理システム)の一環として、営業活動実績を登録・管理できるようになっています。
この機能について、入力項目を適切にカスタマイズ設定することにより、
作業者が
・現場に着いた
・作業を終えた
の情報を写真を含めて登録し、作業実績・勤怠の管理をすることができます。
スマートフォンで写真を撮影すると、通常は撮影時刻、撮影場所の位置情報が画像データに記録されるため、この情報を利用します。

例えば、マンションAで作業を行う際
・担当がマンションAに到着したときの写真
・作業を終えて移動する際の作業後の写真
を撮影し、システムに登録します。

これにより、当然各現場にはタイムレコーダはありませんが、
・現場に着いた時刻
・現場を出た時刻
の管理が可能となります。

スマートフォンで撮影し、そのままシステムに登録すると、画面にこのように表示される

画像を登録すると、その画像の撮影時刻と撮影場所が表示されますが、「撮影場所」をクリックすると、その場所がGoogle Map で表示されます。

撮影場所をGoogle Mapで表示

もちろん画像だけでなく、作業内容、次回予定なども合わせて管理ができます。
写真を使わず、単純に「登録処理を行ったときの端末の位置情報」を使うこともできますが、こちらについては今後、別の記事で紹介します。
これらの時刻情報をもとにした勤怠集計・給与計算に活かすことも可能です。
ぜひ勤怠管理・作業実績管理にご活用ください。

顧客・現場・納入機器の地図表示

顧客や自社の工事物件の現場など複数のポイントをGoogle Map上に表示することができます。

表示対象は、条件を絞ることができます。
これにより、○○市に出かけ、時間が空いたときに
「○○市、営業担当は自分、×ランク以上の顧客、3ヶ月以内訪問なし」
を抽出し、顔を出しに行く。というようなことが可能です。
その際、マーカーをクリックして、顧客名をさらにクリックすると、顧客情報の詳細画面が表示されます。
あるいは「○○市の、自分が担当の進行中工事物件」を地図表示させ、同様に工事物件情報を表示させることもできます。

マーカーをクリックすると顧客名など(表示内容はカスタマイズ可能)のフキダシが表示
フキダシの顧客名をクリックすると、顧客情報画面が表示される

もちろん、これらのことはスマートフォンからも操作ができます。
さらにはこれらと同様に
「自社が納入して5年以上経過している機器の設置場所」
の地図表示なども対応可能です。
ぜひ貴社の顧客管理・営業管理・施工管理に活かしてください。

お客様向けのメール一斉送信

予め登録された、顧客の担当者情報をもとにメールを一斉送信する機能があります。
・新商品のPR
・展示会の御礼
・キャンペーンのご案内
などに使うことができます。

メールの内容は、ひな型を作っておき、送信先に応じて
・顧客の会社名、役職名、氏名
・顧客に対応する、自社の営業担当者名、メールアドレス
などを自動で埋め込んで送信します。

メールのひな形編集画面

また、メールにファイルを添付することも可能です。
メールに関する機能としては他にも
・PDF化した見積書を顧客に送信
・社内向けに受注速報メールを送信(全社/部門内)
・メール受信をベースにしたデータ取込
なども可能ですが、これらについては改めて紹介していきたいと思います。

LINEトーク風の社内掲示板

補足的な機能ですが「掲示板」の機能があります。
LINEのトークのような機能です。
LINEと同様に、画像、ファイルを貼り付けることもできます。
複数のトピック(トーク・スレッド)を作成することができ
「このスレッドは特定のメンバーのみ参照可能」といった設定もできます。
・新規取扱商品情報
・外部勉強会の内容共有
・飲食店の店舗毎のシフト要望提出、確定シフトの共有の内容共有
のような形で活用されています。

掲示板画面(PC向け)
掲示板画面(スマートフォン向け)

引当を考慮した在庫管理

販売管理、生産管理の付帯機能として、在庫管理機能があります。
(在庫管理単体でも使えますが)
商品を仕入れたり、生産したり、あるいは返品などの際は在庫数が増える。
逆に商品を出荷したり、製品を構成する部品として消費すると在庫数が減る。
在庫数が基準値を下回ると発注を促す。(要発注リストに記載される)
ここまではごく基本的な在庫管理ですが、ハートビートシステムズの在庫管理は「有効在庫」「引当」の概念も有しています。

例えば

「10個在庫があり、そこに3個注文が入ったが、まだ出荷していない」

というケースを考えると
・物理的に存在する数量は10個だが
・3個は予約済み(引当済み)
・使ってもよいのは7個
となります。

これをシステム的に表現すると
・実在庫数:10
・引当済:3
・有効在庫(使ってよい在庫):7
となります。

引当は、基本的に「受注済・未出荷」と「生産指示済・部品未消費」から成ります
(これ以外のケースもあります)
この「有効在庫」「引当」の考え方と「リードタイム」の概念を活用すると
「いつまでに何をいくつ発注(生産指示)しなければならない」
という要発注リスト、要生産リストを出力することができます。

なるべく在庫は持ちたくないが、在庫切れのチャンスロスも発生させたくない

実在庫をベースとした発注点管理はオペレーションの工夫により、アナログでもそこそこの管理ができます。
しかし、有効在庫をベースとした各種管理は、何かしらのシステムがほぼ必須となります。
在庫関連は上記のように書くとシンプルですが、細かい点(例えば、注文を受けて、在庫が足りなかったらどうするのか。OKとするのか、NGとするのか、警告にとどめるのか)は使う会社様によりマチマチです。

在庫検索画面の例

ハートビートシステムズは、貴社にジャストフィットの在庫管理の仕組みを構築します。

営業日報・訪問履歴

SFA・CRM(営業支援・管理システム)の最も重要なデータは営業活動の履歴データです。
もちろん、顧客あるいは先方担当者の基本データをメンテナンスしておくことも重要ですが、日々の営業活動の実績を入力しないとSFA・CRMは有効活用できません。
いつ、どこのお客様に、誰が、誰宛に訪問し、どんな商談をしたのか。
経営者、営業管理者にとって本来不可欠な情報ですが、営業担当変更の引継ぎの際には、新しい担当者にとっても重要な情報となります。
「引継ぎの打合せ要らず」
これがSFA・CRMの理想の状態です。
それではハートビートシステムズの営業活動実績の機能の紹介です。

・入力、参照はスマートフォンからも可能
・入力項目は様々にカスタマイズ可能ですが、推奨する項目は
 「訪問目的」「成果」「次回アクション」「その他情報」
・新規案件、既存案件状況の変化も合わせて入力
・次回アクションは、日付の指定も可能で、日付を指定した場合はフォロー期限超過のチェックが可能
・個人別、部門別の訪問件数目標を設定し、入力件数を自動集計して目標管理が可能
 (一定文字数以上入力したものだけをカウントして目標管理することも可能)
・重要な内容は、送信先を指定(社長など)してメール送信が可能
・各実績にはコメント、あるいは1クリックで定型コメント(「確認しました」など)の入力が可能
・顧客情報の画面には、住所などの基本情報の他に、過去の営業活動実績も表示
 (初期表示は「直近の10件のみ」など、設定した件数のみ。「全て表示」ボタンを押すと、過去全ての実績を表示)

Excelなどで営業日報として営業活動実績を記入しているケースも多いと思いますが、せっかく情報を入力したならばデータベース化し、資産として活用しましょう。

PDCAサイクルに基づいた営業報告書

弊社は今では様々な業務システムを手がけていますが、もともとはSFA・CRM(営業管理・支援システム)から始まりました。
かつて弊社代表が経営コンサルティング会社にいたころ、紙だけで営業管理を行っていたクライアント先に対して紹介すべく、世の中にあるSFA・CRMを調査したところ、中小企業でしっかりと活用できそうなものがなく「それなら自分でつくろう!」となったのが弊社創業のいきさつです。
SFA・CRMには様々な機能がありますが、今回はその中で、PDCAサイクルに基づいた営業報告書の機能の紹介です。

まず、「PDCAサイクル」についての確認です。
PDCAはそれぞれ以下です。

・「P」Plan : 計画
・「D」Do:実行
・「C」Check:評価
・「A」Action:反省(今後改めること)

ビジネス以外においても、改善・成長していくためには必須です。
PDCAサイクルの概念を知らなかった方も、これまで無意識ながらもPDCAサイクルを回してきたと思います。
学生のときのテスト勉強と、ドラクエなどのロールプレイングゲームにおいての例を書きます。

PDCAサイクルの例

このように、勉強やゲームでも少なからず、PDCAサイクルを回していたのではないでしょうか?
もちろんビジネスにおいても重要です。
弊社のシステムでは、SFA・CRMの一環として、営業担当者として、営業管理者としてPDCAサイクルを明らかにして、より力強く成長していくために、PDCAサイクルに則った営業報告書(週報・月報)の機能を有しています。

・売上、訪問件数などの管理指標について、目標と自動集計した実績を記載し「C」を支援
・記入した「C」「A」、次の「P」から、次回の報告書のPDCAサイクルにつながるよう、次回の報告書には、前回記入した「P」も記載
・作成した報告書には、上司・同僚のコメント入力も可能
・報告書の作成済/未作成の担当一覧も参照可能

PDCAサイクルに基づいた報告書の入力画面

このように、ハートビートシステムズのSFA・CRMは、毎日の訪問履歴の蓄積だけでなく、育成の要素も踏まえたシステムとなっています。