アスベスト分析における業務管理システム(株)岐阜県環境研究所様

岐阜県美濃市の(株)岐阜県環境研究所は、建物の解体時などに必要となるアスベスト含有分析を主に行っています。アスベストの分析には、アスベストが0.1%を超えて含有しているかどうかの「定性分析」と、定性分析にて「有」と判定された場合に具体的な含有量を測定する「定量分析」があります。このうち定性分析においては、偏光顕微鏡法(JIS A 1481-1)と、X線回折分析法・位相差分散顕微鏡法(JIS A 1481-2)がありますが、同社ではそのいずれの分析にも対応し、もちろん定量分析も行っています。

同社の分析を行う技術者の数は全国でも屈指の体制であり、同業他社様からの分析依頼も多数いただいています。

ハートビートシステムズでは同社に、アスベスト分析の依頼受付から、分析、報告書作成、請求準備まで一貫して管理する業務管理システムを提供させていただいています。

本システムの導入前は、各分析依頼の対応状況をExcelの一覧表で管理し、分析結果は紙の分析シートに分析担当者が手書きし、報告書作成担当者が分析シートを参照してWordに入力して報告書を作成し、さらに報告書には顕微鏡写真などの画像を貼り付けて作成していました。

さらには報告書の書式は、お客様指定の書式での作成が必要となるケースも多く、依頼から報告書の作成まで時間がかかるため、定性分析、定量分析の両方の依頼であっても、まずは定性分析結果のみ記載した「速報版」をお客様に提出していました。

本システムでは、分析担当者が「本日自分が分析すべき未対応の試料」を順次選択して分析結果の数値等をタブレットから入力し、分析時に取得した画像を登録していきます。それらのデータをそのまま報告書として出力することでき、書式についても提出するお客様によって自動で切り替えることができます。また、報告書はPDF形式の他、Excel形式でも出力できるため、自動作成後の細かい調整も可能です。

請求業務については、報告日を請求基準日として別途販売管理ソフトにて行っていますが、本システムからは「請求すべき一覧」を出力することで、請求業務にスムーズに連携させています。

これらの仕組みにより、お客様への分析結果の提出スピードと、業務生産性が大きく向上しています。

https://www.gikanken.com/
((株)岐阜県環境研究所様 WEBサイト)

太陽光発電システムの業務管理システム (株)ソーラーハート様

東京都の(株)ソーラーハート様は、関東から南東北まで、太陽光発電システムを販売・管理されている会社です。設置だけでなく、各種手続き、農地転用も含め、ワンストップで対応できることを強みとしています。“自前で投資はしたくないが遊休地は活用したい”と考えている土地オーナー様であれば、太陽光発電システムを設置して地代を支払う発電事業者様を探すこともできるため、土地オーナー様にとっては心強い存在です。

発電システムの中核をなす発電パネル、パワーコンディショナーはいくつかのメーカーのものを組み合わせ、土地の状況に応じた最適なシステムを提案し、設置後も定期メンテナンスや緊急対応の体制も整っており、迅速な修理の対応力で発電事業者様にも評価をいただいています。

ハートビートシステムズでは、同社にクラウド型の管理システムを提供させていいただいています。

同社では数多くの太陽光発電システムを手掛けられていますが、それぞれ太陽光発電システムを稼働させるまでは、各種事務手続きを含め、数多くのステップを経る必要があります。

このような管理を以前はExcelでやりくりしていましたが手掛ける案件が増えてくるとExcelでは追いつかず、現在ではクラウド型システムにて管理しています。

それぞれのステップについて予定日はいつか、実際いつ実行したのか、あるいはいつ申請を出して、いつ許可が下りたのかなどの進捗状況を管理し、必要に応じて、遅れや予定日が近づいていることのアラートを出しています。

また、各太陽光発電システムについて、メンテナンスなどの対応履歴を残すことができます。

対応履歴には「いつ」「誰が」「何をした」だけでなく、「次回予定」と「予定内容の実行の“済/未済”」も登録することができ、未実行の次回予定についても、遅れや予定日が近づいていることのアラートを出しています。

このようなシステムにより、スピーディーな太陽光発電システムの設置としっかりとしたアフターメンテナンスを実現されています。

http://www.solar-heart.co.jp/
(株式会社ソーラーハート様 WEBサイト)

販売管理の基幹業務と管理会計のシステム (株)セイワ様

三重県鈴鹿市の(株)セイワ様は、家畜のサプリメント「ビタコーゲン」を販売されている会社です。ビタコーゲンは有効微生物を独自の方法で培養、増殖し、これに飼料原料を配合、更に発酵させたものです。 このビタコーゲンにより、例えば乳牛では暑い夏場でも飼料の食い込み量が落ちず、乳量も落ちない。繁殖も良くなる。あるいは肉牛、豚では発育の向上、肉質の改善といった効果があります。このようなオンリーワン商品を北は北海道から南は沖縄まで全国をカバーし、さらには海外へも輸出しており、畜産業の生産性向上に広く貢献されています。

ハートビートシステムズでは、同社にクラウド型の販売管理の基幹業務とともに管理会計を行う業務システムを提供させていいただいています。
企業で使う業務システムは、
軸となる業務を、より早く、正しく、楽に、きれいに、安く行うための「基幹系システム」と、
判断の質とスピードを上げるための「情報系システム」に大別されますが、
同社では基幹系システムとしての活用を軸としながら、情報系システムとしても活用いただいています。

基幹系システムとしては、受注~出荷~請求~入金~売掛管理の販売管理を行っていますが、同社に合わせた様々な機能を付加しています。
・受注の正式登録は事務担当しかできないが、営業担当が「下書き」として受注情報を登録し、事務担当がその情報を引き継いで正式登録ができる
・「顧客○○○様には毎月10日に、○○商品を○個出荷する」というような情報をもとに、毎月自動で受注情報が生成される

現在庫数のほか、先々の日別の出荷予定数量を参照でき、生産計画に活かす

情報系システムのメイン機能の管理会計としては、部門別・担当別に売上、粗利の集計はもちろんのこと、会計ソフトのデータとも連携させ、運賃などの直接経費の他、間接経費についても各科目別に決められた配分ルールにしたがって部門・担当に配賦することで、担当別・部門別の営業利益まで集計を出しています。
また、前日までの販売実績を自動集計し、ログイン直後の画面に売上、粗利、販売数量について、目標対比、前年同日対比の状況を表示しています。

この表示は「Aさんは、自分の売上と自分の粗利」「Bさんは、自部門の売上、粗利のほか、自分の売上と粗利」という具合に、担当者ごとに、各自が意識すべき数値項目を設定することで、目標必達への意識づけを行っています。

http://www.seiwa-net.co.jp/ 
(株式会社セイワ様 WEBサイト )

出面表をもとに給与計算などを行うツール 合同会社芳輝建築様

名古屋市緑区の「合同会社芳輝建築 ~よしきけんちく~」 様は、抜群のチームワークを武器に、コンクリートを活かしたデザイン性の高い注文住宅からリフォーム・リノベーション、型枠工事まで提供している会社です。

同社では、職人さんの配置の管理を一般的な出面表のExcelによって管理しています。出面表の主目的は予定を組むためのものですが、過去の情報は出勤実績データとなります。

このデータを活かして、給与計算などを行う仕組みをつくりたいとのご相談をいただき、出面表をもとに給与計算などを行うツールを作成いたしました。ハートビートシステムズでは、クラウド型の業務システムの構築がメインですが、今回は業務処理の特性を考慮し、Excelにプログラムを仕込む「ExcelVBA」として作成しました。

出面表は、横軸に日付、縦軸に各職人さんをとり、出勤が各セルに「○」「△」「▲」として表現され、残業などの情報も欄外に記載し、1現場・1か月=1シートで作成されています。


ツールは各出面表シートを読み込み、個人別の出退勤表を作成します。
作成された出退勤表について、出面表には記載されていない、有給取得実績などの調整の入力をします。

この出退勤表は、PDF化したものをツールからボタン1クリックで各職人さんにメール送信することもできます。

最終的な給与計算は、もともと使用いただいている「弥生給与」にて行います。
ツールからは、上記で調整した個人別出退勤データを、弥生給与にインポート可能なファイルとして出力し、弥生給与にインポートして給与計算を行います。

ここまでが基本的な活用法ですが、原価管理の一環として、出面表のデータをもとに、現場別の人工代(自社の職人さんの労務費、協力会社の職人さんの外注費)の集計資料も作成することができます。

https://www.yosikikentiku.com
(合同会社芳輝建築様 WEBサイト)

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見積の基幹業務と営業管理の業務システム (株)CHAMPION CORPORATION様

CHAMPION CORPORATION様は
「難題が発生するのは『必ず解決してくれる』というお客様の信頼の証」
「難題はモノづくりのプロとして進歩し続けるための宝」
「難題とは新しい解決の視点を気付かせてくれるきっかけ」と、
お客様にいただいた難題を糧とし、本社のある大阪のほか、東京、名古屋、福岡に営業所があり、国内3つの工場のほか、韓国、中国、インドネシアにも拠点を持つ金型部品メーカーです。

特にYAO-Factoryでは、
Factory of the woman, By the woman, For the womanを掲げ、
女性の働きやすい工場を目指しています。

ハートビートシステムズでは、同社にクラウド型の見積の基幹業務と営業管理を行う業務システムを提供させていただいています。

同社で取り扱っている金型部品は、カタログに記載されている標準品と、オーダーメイドの特殊品がありますが、特に特殊品対応と短納期が同社の強みとなっています。

カタログ品は様々な種類、サイズとともにオプション加工がありますが、サイズとオプション加工の種類、あるいは数量によって単価が変わり、得意先様によっても単価が異なります。

同社で活用いただいているシステムでは、これらの情報を入力すると自動で単価を取得することができ、見積書をスムーズに作成できます。

作成した見積情報は、承認権限を持った社員にシステム上で見積依頼を行い、承認されるとシステムから得意先の担当者様に、見積書をPDF化し、添付したメールを送信することができます。

受注すると、工場で使用する図面をExcel形式でダウンロードすることができます。

また、請求などの販売管理を行うシステムは別にありますが、そのシステムとデータ連携し、営業担当者ごとの売上金額、受注金額、受注残金額、見積金額を日次の営業レポートを出力し、活用いただいています。

さらにはSFA・CRM(営業管理・支援システム)としても活用いただいており、各営業担当者がいつ、どこで、誰と、どのような商談をしたのか、次回アクションはいつ、何をする予定なのかといった営業日報情報を入力し、営業管理者はそれらをチェックし、必要に応じてアドバイスなどのコメントを入力します。

また、得意先の担当者様のデータも保持しており「〇〇の展示会にお越しいただいたお客様への御礼メール」や「お客様アンケートの依頼メール」などの一斉送信にも活用いただいています。

http://www.champ-j.com/
(株式会社CHAMPION CORPORATION 様 WEBサイト )

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移動所要時間を考慮した自動配車・配置計画

A地点を9:00に出て、9:30までにB地点へ
次にB地点を10:00に出て、11:00までにC地点へ
さらにC地点を・・・

あるいは

A地点に9:00~10:00に滞在
次にB地点で10:30~11:00の滞在
さらにC地点で・・・

これらのスケジュールは移動時間を踏まえて無理のないものなのか
チェックしながら配車・配置計画を作成する仕組みを提供しています。

まずは、配車・配置計画に必要な「運行」または「滞在」の情報を登録します。
「運行」の場合は、運行情報を登録した時点で経路情報(ルート、距離、所要時間)がセットされます。
高速道路の使用有無は、予め設定された情報にしたがいます。

次に配車です。
まずは「自動配車」機能にて、いったん配車表をつくります。
自動配車は予定時刻などを考慮して行われますが、自動配車の結果について、調整が必要な場合は、各情報を配車表のワクにドラッグアンドドロップして、仮の配車・配置計画(回送情報のない計画)を作成します。

「運行」をベースとした配車
「滞在」をベースとした配車

配車の後、それぞれの地点をつなぐ移動・回送情報(ルート・距離・所要時間)が作成されます。

配車後、移動・回送情報が生成された状態

計画を作成すると、以下のような画面が表示されます。

配車完了後の画面

この画面が、ある日の配車情報となります。
出発予定時刻と所要時間から、到着見込時刻が表示され、遅れる、あるいはギリギリ(予定時刻の5分前以降の到着見込みなど)の場合は、見込時刻が赤で表示されます。
計画に無理がある場合は、配車を組みなおします。
既に出発している場合は、出発実績時刻から到着見込時刻が計算されます。
内容は配車表としてExcel出力が可能です。
また、それぞれの車両について、Googleマップにてルートの地図表示ができます。
もちろん、これらの画面はスマートフォンからも参照できます。

ある車両のルート情報

出発・到着時刻の実績の登録はスマートフォンで行います。
あるいは「運行」ではなく「滞在」の場合は、開始・終了時刻を登録します。

スマートフォンから実績時刻を登録

このように、予測所要時間を考慮し、ムリ・ムダのない配車・配置づくりを支援いたします。

製造業の棚卸

どの商品が、どこに、何個あるのか
棚卸はあたりまえの業務ですが、製造業の棚卸は複雑です。
完成品はまだしも、
・A工程まで完了している仕掛品は、単価をどう評価するか
・では、B工程まで完了している仕掛品はどうなのか

と、仕掛品の在庫金額の評価をしなければなりません。
「仕掛品の単価は、一律で販売単価の50%とする」
のような基準であれば、それほど大変ではないのですが、
できる限り、実際に発生した原価を反映させた単価を適用するとなると大変です。
また、棚卸の際、棚卸表を持って回り、実数をカウントしてそれを記入していくのが一般的ですが、棚卸表は現場(部門・工程)ごとに出力され、それぞれの数量は本体いくつあるべきなのかが棚卸表に記載されていると、棚卸作業が楽になり、ロスにその場で気づくことができます。

理論在庫数を記載した棚卸表

また、棚卸結果にも実数、評価額のほか、理論在庫数・帳簿在庫数(いくつあるべきだったのか)も記載されると、ロス、入力ミスが把握できます。

実際の発生原価に即した棚卸結果

ハートビートシステムズでは、在庫データのほか、作業実績データ、原価データをもとに
理論在庫数を記載した棚卸表を出力し
実際の棚卸数量から、それぞれの原価金額を算出します。
スピードはもちろんのこと、より正しく在庫金額をつかむ。
そんな製造業の棚卸を支援します。

スマートフォンで撮影した写真を活用した勤怠・作業実績管理

SFA・CRM(営業支援・管理システム)の一環として、営業活動実績を登録・管理できるようになっています。
この機能について、入力項目を適切にカスタマイズ設定することにより、
作業者が
・現場に着いた
・作業を終えた
の情報を写真を含めて登録し、作業実績・勤怠の管理をすることができます。
スマートフォンで写真を撮影すると、通常は撮影時刻、撮影場所の位置情報が画像データに記録されるため、この情報を利用します。

例えば、マンションAで作業を行う際
・担当がマンションAに到着したときの写真
・作業を終えて移動する際の作業後の写真
を撮影し、システムに登録します。

これにより、当然各現場にはタイムレコーダはありませんが、
・現場に着いた時刻
・現場を出た時刻
の管理が可能となります。

スマートフォンで撮影し、そのままシステムに登録すると、画面にこのように表示される

画像を登録すると、その画像の撮影時刻と撮影場所が表示されますが、「撮影場所」をクリックすると、その場所がGoogle Map で表示されます。

撮影場所をGoogle Mapで表示

もちろん画像だけでなく、作業内容、次回予定なども合わせて管理ができます。
写真を使わず、単純に「登録処理を行ったときの端末の位置情報」を使うこともできますが、こちらについては今後、別の記事で紹介します。
これらの時刻情報をもとにした勤怠集計・給与計算に活かすことも可能です。
ぜひ勤怠管理・作業実績管理にご活用ください。

顧客・現場・納入機器の地図表示

顧客や自社の工事物件の現場など複数のポイントをGoogle Map上に表示することができます。

表示対象は、条件を絞ることができます。
これにより、○○市に出かけ、時間が空いたときに
「○○市、営業担当は自分、×ランク以上の顧客、3ヶ月以内訪問なし」
を抽出し、顔を出しに行く。というようなことが可能です。
その際、マーカーをクリックして、顧客名をさらにクリックすると、顧客情報の詳細画面が表示されます。
あるいは「○○市の、自分が担当の進行中工事物件」を地図表示させ、同様に工事物件情報を表示させることもできます。

マーカーをクリックすると顧客名など(表示内容はカスタマイズ可能)のフキダシが表示
フキダシの顧客名をクリックすると、顧客情報画面が表示される

もちろん、これらのことはスマートフォンからも操作ができます。
さらにはこれらと同様に
「自社が納入して5年以上経過している機器の設置場所」
の地図表示なども対応可能です。
ぜひ貴社の顧客管理・営業管理・施工管理に活かしてください。

お客様向けのメール一斉送信

予め登録された、顧客の担当者情報をもとにメールを一斉送信する機能があります。
・新商品のPR
・展示会の御礼
・キャンペーンのご案内
などに使うことができます。

メールの内容は、ひな型を作っておき、送信先に応じて
・顧客の会社名、役職名、氏名
・顧客に対応する、自社の営業担当者名、メールアドレス
などを自動で埋め込んで送信します。

メールのひな形編集画面

また、メールにファイルを添付することも可能です。
メールに関する機能としては他にも
・PDF化した見積書を顧客に送信
・社内向けに受注速報メールを送信(全社/部門内)
・メール受信をベースにしたデータ取込
なども可能ですが、これらについては改めて紹介していきたいと思います。