ExcelVBAを活用した事務作業生産性アップ

ＥｘｃｅｌＶＢＡとはＥｘｃｅｌ上で動くプログラムです。
簡単な集計であれば「SUM」や「VLOOKUP」などの計算式を活用して自動化できますが、ある程度複雑なものになると、 計算式だけでは自動化を実現できません。このような場合、Ｅｘｃｅｌの操作手順を記録して自動実行する「マクロ」機能を使用しますが、 さらに複雑な処理の場合、マクロでも自動化は難しくなります。しかし「ＥｘｃｅｌＶＢＡ」を使うと、複雑な処理も自動化でき、
これまで数日かかっていた作業が数秒で完了する
など、事務作業の生産性向上に驚くほど貢献します。
ハートビートシステムズではこのような仕組みを安価に提供しています。
また、自動処理を行うための「手順書」の整備にこだわりを持って提供しており、生産性の向上だけでなく、 主担当者でなくても業務を遂行できるよう「業務の属人性の低減」にも貢献します。
費用は個別のお見積りになりますが、これまでに手掛けた主な事例をご紹介します。

事例１：請求書の発行（警備業）

毎日の各人員の配置一覧表をもとに、派遣先会社、派遣先現場ごとに人数、延長時間、深夜勤務の有無などを集計し、 お客様ごとの派遣単価を考慮した上で請求金額を計算し、請求書を作成

事例２：給与計算（警備業）

毎日の各人員の配置一覧表をもとに、残業時間、深夜手当などを各人の日当をベースに集計し、給与明細を作成

事例３：指示書兼報告書作成（建設業向け派遣業）

毎日の各人員の配置一覧表をもとに、複写式の専用伝票に、派遣指示書兼報告書として派遣先、現場名、派遣メンバー一覧などを印字

事例４：役所提出用資料作成（土木工事業）

各現場の工種毎の工事規模（ｍ、㎡など）を集計し、入札単価から金額を算出するとともに、工事完了報告時に役所に提出する資料一式を作成

事例５：タイムカードの集計（金属加工業）

タイムカードの印字データを一覧化し、日勤、夜勤を考慮した上で、残業時間、深夜勤務時間、休日勤務時間を集計し、 給与計算ソフトにインポートできる形式にてデータをファイル出力。これまで残業時間、深夜勤務時間、休日勤務時間を手集計していたものを自動化

事例６：工場生産性の分析（金属加工業）

①生産管理システムから加工数量実績データを出力し、工場毎、個人毎、製品毎、工程別に集計
②加工数量実績データから、販売単価、材料仕入単価、外注単価、標準加工時間をもとに、創出付加価値を金額として算出
③付加価値データと、例６の勤務時間データから、１時間あたりの付加価値を工場別、担当者別などを見える化

事例７：在庫金額の集計（電子部品販売業）

数量のみを管理している在庫管理ソフトから棚卸実績データを出力し、品目毎の最終仕入原価をもとに在庫金額を集計

事例８：電話発信先リストのクリーニング
       （情報通信業）

コールセンターのアポインターが電話をかける予定の電話発信先リストから、発信禁止のリストをもとに、発信禁止先を削除。 以前からマクロ機能で自動化はされていたものの、この処理に２時間かかっていた。これを弊社でＶＢＡにて再作成し、２０秒にて完了させるよう改良

ハートビートシステムズでは”システムそのものではなく「システムを活かす運用」を提供”することにこだわっています。
業務の効率化だけでなく、手順書を整備することで属人性を下げ、ご担当の方が変わられても難なく業務を遂行できる状態にもっていきます。

ＥｘｃｅｌＶＢＡはこれらのように、様々な事務作業を自動化させ
人的生産性を飛躍的に向上させる可能性を秘めています。
ぜひハートビートシステムズまでお問合せください