顧客・現場・納入機器の地図表示

顧客や自社の工事物件の現場など複数のポイントをGoogle Map上に表示することができます。

表示対象は、条件を絞ることができます。
これにより、○○市に出かけ、時間が空いたときに
「○○市、営業担当は自分、×ランク以上の顧客、3ヶ月以内訪問なし」
を抽出し、顔を出しに行く。というようなことが可能です。
その際、マーカーをクリックして、顧客名をさらにクリックすると、顧客情報の詳細画面が表示されます。
あるいは「○○市の、自分が担当の進行中工事物件」を地図表示させ、同様に工事物件情報を表示させることもできます。

マーカーをクリックすると顧客名など(表示内容はカスタマイズ可能)のフキダシが表示
フキダシの顧客名をクリックすると、顧客情報画面が表示される

もちろん、これらのことはスマートフォンからも操作ができます。
さらにはこれらと同様に
「自社が納入して5年以上経過している機器の設置場所」
の地図表示なども対応可能です。
ぜひ貴社の顧客管理・営業管理・施工管理に活かしてください。

営業日報・訪問履歴

SFA・CRM(営業支援・管理システム)の最も重要なデータは営業活動の履歴データです。
もちろん、顧客あるいは先方担当者の基本データをメンテナンスしておくことも重要ですが、日々の営業活動の実績を入力しないとSFA・CRMは有効活用できません。
いつ、どこのお客様に、誰が、誰宛に訪問し、どんな商談をしたのか。
経営者、営業管理者にとって本来不可欠な情報ですが、営業担当変更の引継ぎの際には、新しい担当者にとっても重要な情報となります。
「引継ぎの打合せ要らず」
これがSFA・CRMの理想の状態です。
それではハートビートシステムズの営業活動実績の機能の紹介です。

・入力、参照はスマートフォンからも可能
・入力項目は様々にカスタマイズ可能ですが、推奨する項目は
 「訪問目的」「成果」「次回アクション」「その他情報」
・新規案件、既存案件状況の変化も合わせて入力
・次回アクションは、日付の指定も可能で、日付を指定した場合はフォロー期限超過のチェックが可能
・個人別、部門別の訪問件数目標を設定し、入力件数を自動集計して目標管理が可能
 (一定文字数以上入力したものだけをカウントして目標管理することも可能)
・重要な内容は、送信先を指定(社長など)してメール送信が可能
・各実績にはコメント、あるいは1クリックで定型コメント(「確認しました」など)の入力が可能
・顧客情報の画面には、住所などの基本情報の他に、過去の営業活動実績も表示
 (初期表示は「直近の10件のみ」など、設定した件数のみ。「全て表示」ボタンを押すと、過去全ての実績を表示)

Excelなどで営業日報として営業活動実績を記入しているケースも多いと思いますが、せっかく情報を入力したならばデータベース化し、資産として活用しましょう。

PDCAサイクルに基づいた営業報告書

弊社は今では様々な業務システムを手がけていますが、もともとはSFA・CRM(営業管理・支援システム)から始まりました。
かつて弊社代表が経営コンサルティング会社にいたころ、紙だけで営業管理を行っていたクライアント先に対して紹介すべく、世の中にあるSFA・CRMを調査したところ、中小企業でしっかりと活用できそうなものがなく「それなら自分でつくろう!」となったのが弊社創業のいきさつです。
SFA・CRMには様々な機能がありますが、今回はその中で、PDCAサイクルに基づいた営業報告書の機能の紹介です。

まず、「PDCAサイクル」についての確認です。
PDCAはそれぞれ以下です。

・「P」Plan : 計画
・「D」Do:実行
・「C」Check:評価
・「A」Action:反省(今後改めること)

ビジネス以外においても、改善・成長していくためには必須です。
PDCAサイクルの概念を知らなかった方も、これまで無意識ながらもPDCAサイクルを回してきたと思います。
学生のときのテスト勉強と、ドラクエなどのロールプレイングゲームにおいての例を書きます。

PDCAサイクルの例

このように、勉強やゲームでも少なからず、PDCAサイクルを回していたのではないでしょうか?
もちろんビジネスにおいても重要です。
弊社のシステムでは、SFA・CRMの一環として、営業担当者として、営業管理者としてPDCAサイクルを明らかにして、より力強く成長していくために、PDCAサイクルに則った営業報告書(週報・月報)の機能を有しています。

・売上、訪問件数などの管理指標について、目標と自動集計した実績を記載し「C」を支援
・記入した「C」「A」、次の「P」から、次回の報告書のPDCAサイクルにつながるよう、次回の報告書には、前回記入した「P」も記載
・作成した報告書には、上司・同僚のコメント入力も可能
・報告書の作成済/未作成の担当一覧も参照可能

PDCAサイクルに基づいた報告書の入力画面

このように、ハートビートシステムズのSFA・CRMは、毎日の訪問履歴の蓄積だけでなく、育成の要素も踏まえたシステムとなっています。