太陽光発電システムの業務管理システム (株)ソーラーハート様

東京都の(株)ソーラーハート様は、関東から南東北まで、太陽光発電システムを販売・管理されている会社です。設置だけでなく、各種手続き、農地転用も含め、ワンストップで対応できることを強みとしています。“自前で投資はしたくないが遊休地は活用したい”と考えている土地オーナー様であれば、太陽光発電システムを設置して地代を支払う発電事業者様を探すこともできるため、土地オーナー様にとっては心強い存在です。

発電システムの中核をなす発電パネル、パワーコンディショナーはいくつかのメーカーのものを組み合わせ、土地の状況に応じた最適なシステムを提案し、設置後も定期メンテナンスや緊急対応の体制も整っており、迅速な修理の対応力で発電事業者様にも評価をいただいています。

ハートビートシステムズでは、同社にクラウド型の管理システムを提供させていいただいています。

同社では数多くの太陽光発電システムを手掛けられていますが、それぞれ太陽光発電システムを稼働させるまでは、各種事務手続きを含め、数多くのステップを経る必要があります。

このような管理を以前はExcelでやりくりしていましたが手掛ける案件が増えてくるとExcelでは追いつかず、現在ではクラウド型システムにて管理しています。

それぞれのステップについて予定日はいつか、実際いつ実行したのか、あるいはいつ申請を出して、いつ許可が下りたのかなどの進捗状況を管理し、必要に応じて、遅れや予定日が近づいていることのアラートを出しています。

また、各太陽光発電システムについて、メンテナンスなどの対応履歴を残すことができます。

対応履歴には「いつ」「誰が」「何をした」だけでなく、「次回予定」と「予定内容の実行の“済/未済”」も登録することができ、未実行の次回予定についても、遅れや予定日が近づいていることのアラートを出しています。

このようなシステムにより、スピーディーな太陽光発電システムの設置としっかりとしたアフターメンテナンスを実現されています。

http://www.solar-heart.co.jp/
(株式会社ソーラーハート様 WEBサイト)

出面表をもとに給与計算などを行うツール 合同会社芳輝建築様

名古屋市緑区の「合同会社芳輝建築 ~よしきけんちく~」 様は、抜群のチームワークを武器に、コンクリートを活かしたデザイン性の高い注文住宅からリフォーム・リノベーション、型枠工事まで提供している会社です。

同社では、職人さんの配置の管理を一般的な出面表のExcelによって管理しています。出面表の主目的は予定を組むためのものですが、過去の情報は出勤実績データとなります。

このデータを活かして、給与計算などを行う仕組みをつくりたいとのご相談をいただき、出面表をもとに給与計算などを行うツールを作成いたしました。ハートビートシステムズでは、クラウド型の業務システムの構築がメインですが、今回は業務処理の特性を考慮し、Excelにプログラムを仕込む「ExcelVBA」として作成しました。

出面表は、横軸に日付、縦軸に各職人さんをとり、出勤が各セルに「○」「△」「▲」として表現され、残業などの情報も欄外に記載し、1現場・1か月=1シートで作成されています。


ツールは各出面表シートを読み込み、個人別の出退勤表を作成します。
作成された出退勤表について、出面表には記載されていない、有給取得実績などの調整の入力をします。

この出退勤表は、PDF化したものをツールからボタン1クリックで各職人さんにメール送信することもできます。

最終的な給与計算は、もともと使用いただいている「弥生給与」にて行います。
ツールからは、上記で調整した個人別出退勤データを、弥生給与にインポート可能なファイルとして出力し、弥生給与にインポートして給与計算を行います。

ここまでが基本的な活用法ですが、原価管理の一環として、出面表のデータをもとに、現場別の人工代(自社の職人さんの労務費、協力会社の職人さんの外注費)の集計資料も作成することができます。

https://www.yosikikentiku.com
(合同会社芳輝建築様 WEBサイト)

↓システムについてのお問合せはこちら (株)ハートビートシステムズ

顧客・現場・納入機器の地図表示

顧客や自社の工事物件の現場など複数のポイントをGoogle Map上に表示することができます。

表示対象は、条件を絞ることができます。
これにより、○○市に出かけ、時間が空いたときに
「○○市、営業担当は自分、×ランク以上の顧客、3ヶ月以内訪問なし」
を抽出し、顔を出しに行く。というようなことが可能です。
その際、マーカーをクリックして、顧客名をさらにクリックすると、顧客情報の詳細画面が表示されます。
あるいは「○○市の、自分が担当の進行中工事物件」を地図表示させ、同様に工事物件情報を表示させることもできます。

マーカーをクリックすると顧客名など(表示内容はカスタマイズ可能)のフキダシが表示
フキダシの顧客名をクリックすると、顧客情報画面が表示される

もちろん、これらのことはスマートフォンからも操作ができます。
さらにはこれらと同様に
「自社が納入して5年以上経過している機器の設置場所」
の地図表示なども対応可能です。
ぜひ貴社の顧客管理・営業管理・施工管理に活かしてください。

PDCAサイクルに基づいた営業報告書

弊社は今では様々な業務システムを手がけていますが、もともとはSFA・CRM(営業管理・支援システム)から始まりました。
かつて弊社代表が経営コンサルティング会社にいたころ、紙だけで営業管理を行っていたクライアント先に対して紹介すべく、世の中にあるSFA・CRMを調査したところ、中小企業でしっかりと活用できそうなものがなく「それなら自分でつくろう!」となったのが弊社創業のいきさつです。
SFA・CRMには様々な機能がありますが、今回はその中で、PDCAサイクルに基づいた営業報告書の機能の紹介です。

まず、「PDCAサイクル」についての確認です。
PDCAはそれぞれ以下です。

・「P」Plan : 計画
・「D」Do:実行
・「C」Check:評価
・「A」Action:反省(今後改めること)

ビジネス以外においても、改善・成長していくためには必須です。
PDCAサイクルの概念を知らなかった方も、これまで無意識ながらもPDCAサイクルを回してきたと思います。
学生のときのテスト勉強と、ドラクエなどのロールプレイングゲームにおいての例を書きます。

PDCAサイクルの例

このように、勉強やゲームでも少なからず、PDCAサイクルを回していたのではないでしょうか?
もちろんビジネスにおいても重要です。
弊社のシステムでは、SFA・CRMの一環として、営業担当者として、営業管理者としてPDCAサイクルを明らかにして、より力強く成長していくために、PDCAサイクルに則った営業報告書(週報・月報)の機能を有しています。

・売上、訪問件数などの管理指標について、目標と自動集計した実績を記載し「C」を支援
・記入した「C」「A」、次の「P」から、次回の報告書のPDCAサイクルにつながるよう、次回の報告書には、前回記入した「P」も記載
・作成した報告書には、上司・同僚のコメント入力も可能
・報告書の作成済/未作成の担当一覧も参照可能

PDCAサイクルに基づいた報告書の入力画面

このように、ハートビートシステムズのSFA・CRMは、毎日の訪問履歴の蓄積だけでなく、育成の要素も踏まえたシステムとなっています。

プレゼン資料の共有

PowerPointで作成した営業プレゼン資料を社内で有効に共有したい。
新たにプレゼン資料を作成するにあたり、なるべく類似の、なるべく実績のある資料をベースに作成し、成功率を上げる。
また、ベースにされる資料を作成した人は評価され、よりよいプレゼン資料が生まれ、共有され、成果も上がる。
そんな善循環を回すべく、以下のような機能を提供しています。

・システムにPowerPoint資料が登録されると、ファイルそのものの登録とともに、内容(文字情報)がデータベース化される
・キーワードを指定して検索すると、該当するPowerPointの資料の一覧が表示され、ダウンロードできる
・一覧には累計ダウンロード数、直近ダウンロード数が表示され、どれくらい活用されているのかを数字で確認できる
・登録者別のダウンロード数を確認でき「いいプレゼン資料を登録した」ことへの評価に活用できる

クライアント様に様々なパターンのプレゼンをされるような会社には、とても有効に機能すると思います。

設備や保険などの物件の入替・更新時期を軸とした営業管理

設備やリース物件、保険など、更新時期が決まっている物件に対して、いかに確実に更新提案をかけていくか。
そのような管理ができる仕組みを提供しています。
自社が納入・契約した物件については、同業他社にとられないよう、更新時期から前もって提案をかける
同業他社が納入・契約した設備については、やはり前もって自社の優勢性をPRし、
自社に切り替えていただけるように持っていく

そのようなマネジメントを行っていくために、具体的には以下のような機能を提供しています。

・物件の初期データは、既存のExcel等からインポート
・営業先で同業他社が納入・契約した情報を得た際は、出先からでもスマートフォンから物件情報を登録
・更新時期と提案状況(未提案/提案済/契約済/アウト)を絞り込んで、検索 or Excelで一覧をダウンロード
 (Excel書式はカスタマイズ可能)
・さらには、更新にあたって、提案がなされていない物件。あるいは、更新提案の「次回アクション」の期限超過している物件について、システムにログイン後のトップページに警告表示、あるいは1日に1回、提案状況の進捗入力をうながすメールを自動配信
・上記の警告表示は、営業担当だけでなく、その上司、営業責任者がログインした際も表示

このように、地道な営業で確実にシェアアップを図る営業活動と営業管理をハートビートシステムズは支援します。