生活雑貨等販売業における販売管理システム 富士パックス販売(株)様

名古屋市の富士パックス販売(株)は「いいものを安く」をモットーに、アイデア商品、生活雑貨、美容・健康グッズなど全国に販売されている会社です。

ハートビートシステムズでは同社に、販売管理システムを提供しています。

受注、出荷、売上、請求、入金、売掛管理、発注(EDI含む)、入荷、支払、買掛管理、在庫管理、棚卸といった基幹業務に必要なひととおりの機能と、各種集計・分析資料の出力備わっています。

受注業務について、従来のシステムは「売上伝票(納品書)を入力する」形態でしたが、新システムでは「注文を入力する」形態となり、売上伝票(納品書)はシステムが自動で注文を適切な単位にまとめて作成されるようになっています。これにより、従来は仕入先から顧客へ複数商品を直送する場合、それぞれの商品に応じた仕入先ごとにそれぞれ売上伝票情報を入力する必要があり、各商品の仕入先を考えながら入力しなければなりませんでしたが、現在は1つの注文情報としてまとめて機械的に入力する運用ができるようになっています。

また、顧客別商品別の単価は、期間別に持つことができるようになりました。例えば「A社様へのB商品の販売単価は、7月31日までは1000円、8月1日からは1200円」のようなイメージです。これにより、単価改訂もスムーズに行えるようになりました。

富士パックス販売株式会社様のWEBサイト

建設業における営業管理、原価管理、請求管理の業務システム 北越産業(株)様

新潟県新潟市の北越産業株式会社は、ビル、マンションなど建物の基礎から外壁、屋根、内装工事、建物以外にもプールや公衆トイレ、地盤改良など、様々な工事に対応している建設会社です。2022年には創業、設立から50年を迎え、多くのお客様、建設会社様、設計事務所様から信頼を得ています。

「我々は自慢したくなる街づくりのスペシャリスト軍団」を経営理念に掲げ、社員ひとりひとりが、何かしらの分野で誰にも負けないスペシャリストとして活躍し、街づくりに貢献しています。 また、グループ会社である新潟県阿賀町の北越ファーム株式会社では、えごまを栽培して搾油し、純国産えごま油「狐の嫁入り」として販売しています。また、純国産つばき油「越後つばき」も販売するようになりました。

ハートビートシステムズでは同社に、営業管理、原価管理、請求管理を行う業務システムを提供させていただいております。 同社では、建設物件情報を早期につかみ、設計事務所に自社の工法を提案し、設計に折り込んでいただく、いわゆる「スペックイン営業」がメインの営業のスタイルです。いつ、誰が、どの顧客に訪問し、どのような話をしたのかを営業日報としてシステムに登録し、管理者としての営業活動状況の把握だけでなく、相互のアドバイスを促進しています。また、顧客に対し営業担当者が変更となる場合も、新しい担当者は、その顧客とは、これまでどのようなやりとりをしてきたのかを時系列で確認することができ、引継ぎをスムーズにすることができます。

また、これらの情報はスマートフォンからでも登録、参照ができます。営業の際に、出先からでも顧客とのこれまでの商談の履歴を確認することができ、営業管理者は出張先でも今日の営業活動状況を確認することができます。

北越産業が手掛ける物件は、工期が数か月かかるものがほとんどです。受注した建設物件については、予算原価を登録し、仕入先、協力会社からの請求情報と、その建設物件に紐づく直接経費をベースに実績原価を集計し、予算原価に対する実績原価の割合と、実績工事の進捗率とのバランスを見ての原価管理を行っています。 また、工期が長いため契約先への請求は、契約金額に対し、複数回に分けて請求することがほとんどです。これに対し、請求漏れ、請求遅れが発生しないような管理も行っています。

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純国産えごま油・つばき油のオンラインショップ「北越shop」

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自動車登録・車庫証明業務の管理システム 行政書士F法務事務所様

行政書士F法務事務所は、愛知県の豊山町で、自動車を購入した際の登録などの手続きを中心に行政書士業務を行っています。豊山町、名古屋市近辺だけでなく、岐阜から三河地方まで、多くの自動車販売店を顧客に持ち、スピード対応を強みとして、大手の新車、中古車の自動車販売会社の仕事も手掛けています。また、県外の行政書士事務所とも提携し、県外の陸運事務所、警察署の手続きにも対応しています。

ハートビートシステムズでは同事務所に、陸運事務所での登録手続き、警察署での車庫証明手続きを管理する業務システムを提供させていただいております。

登録手続きには「名義変更」「新車新規登録」「中古車新規登録」「車庫証明のみ」など様々なパターンがあります。パターンによって、行政書士としての報酬も違えば、印紙、証紙などの立替金の額も異なります。また、依頼された顧客によって、また手続きを行う陸運事務所、警察署が遠方の場合にも金額が異なることもあります。

したがって、依頼情報を登録する際、顧客、陸運事務所、警察署に応じて、しかるべき金額を自動で取得し、各種手続きを行う予定日も陸運事務所、警察署の営業日カレンダーをもとに自動で取得するようにしています。

また、手続きに使用する車検証にはQRコードが記載されており、この中には様々な情報が 埋め込まれています。それぞれの依頼は、車台番号で管理されることが多いのですが、特に輸入車となると車台番号が長いため、バーコードリーダで車検証のQRコードを読み取ることで車台番号が入力されるようになっています。

こうして登録された情報をもとに、各陸運事務所、警察署ごとに必要な立替金を集計して準備し、各担当者が実際の手続きに向かいます。 陸運事務所、警察署で手続きが終わると、実績日付を入力するとともに、立替金の実績金額を登録します。この情報をもとに、後に請求書が出力されます。

このシステムは、顧客の各店舗にもアカウントを発行しており、各店舗から自店舗が依頼した分の情報を参照することができ、手続きの進捗などの確認が可能となっています。

また、請求データを顧客が指定する書式にて、CSVあるいはExcelファイルにて出力することもでき、顧客の業務効率の向上にも役立てています。

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販売管理(請求・入金・売掛)

受注~出荷・納品・施工~請求~入金(売掛管理)
の、いわゆる販売管理の紹介です。
販売管理を行うパッケージソフトは様々なものがあり、販売管理については特別な理由がない限りはパッケージソフトで十分だと思います。

・販売管理の前工程あるいは後工程の業務においても、何かしらをシステム化する
  ※ 前段階 : 受注にいたる案件管理・見積管理など
  ※ 後段階 : 部門別・担当別・顧客別の損益管理、協力会社などへの支払管理など

・生産管理、施工管理などと並行して販売管理を行う

・特別な伝票、管理帳票を必要とする

上記のようなケースのみ弊社の販売管理がパッケージソフトと比較して、コスト面も含めて有効に活用できるとおもいます。
販売管理としての機能はごく一般的なものとなりますが、いちおう販売管理を業務の流れとしてご紹介をさせていただきます。

1.受注登録
2.受注情報をもとに出荷・納品・引渡しの登録(売上計上)
3.納品書・売上伝票を発行
4.顧客別に設定した締め日にて、売掛残状況も記載した請求書を発行
5.入金登録(銀行振り込みについては、銀行の入出金データをインポート。手数料自社負担情報も入力)
6.定期的に売掛残状況をチェック
※ 在庫管理も行う場合は、上記に応じて在庫データも変動

受注登録画面の例
顧客別数量別単価設定画面の例
入金登録画面の例

機能としては一般的ですが、単価の管理や帳票書式はかなり柔軟な対応が可能です。
販売管理は現金商売でない限りはどこの会社でも軸となる基幹業務ですが、この業務の改善(より早く、正しく、楽に、綺麗に、安く)だけでなく、プラスアルファのマネジメントについても様々なご提案をいたします。

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